Stoisz przed wyzwaniem związanym z organizacją konferencji prasowej? Nie wiesz jak budżet przeznaczyć na ten cel? Masz wątpliwości co do wyboru miejsca oraz czasu tego spotkania? Zapoznaj się z poniższym tekstem, a zaplanowanie tego wystąpienia zgodnie z indywidualnymi potrzebami będzie w zasięgu Twoich możliwości.
Konferencja prasowa – co to takiego?
Konferencja prasowa to organizowane przez przedstawicieli firm, instytucji lub organizacji pozarządowych spotkanie z dziennikarzami radiowymi, telewizyjnymi oraz pracującymi dla gazet lub portali internetowych. Celem takiego wydarzenia jest przekazanie mediom najważniejszych informacji na konkretny temat. Dziennikarze wysłuchują wypowiedzi określonych osób, mają również możliwość zadawania pytań. To świetna okazja do zaprezentowania swojego stanowiska względem danej sprawy jednocześnie do wszystkich mediów. Takie rozwiązanie sprawdza się także wtedy, gdy chce się, aby konkretna kwestia zyskała rozgłos.
Wybór czasu i miejsca konferencji pasowej – czym się kierować?
Datę konferencji prasowej należy ustalić z wyprzedzeniem i poinformować o niej zainteresowane osoby. Trzeba zadbać, aby wyznaczony termin nie pokrywał się z jakimiś konkurencyjnymi wydarzeniami i był dostosowany do trybu pracy dziennikarzy. W innym wypadku frekwencja nie będzie zadowalająca. Wraz z zaproszeniem warto rozesłać do mediów ramowy plan spotkania, aby zwiększyć ich zainteresowanie poruszanym tematem.
Najczęściej konferencje prasowe są organizowane w salach, których wielkość powinna być dostosowana do szacowanej liczby uczestników. Wiele takich spotkań odbywa się również w plenerze – wszystko zależy od obranej w tym względzie strategii.
Przebieg konferencji prasowej – o czym nie można zapomnieć?
Osoba lub osoby, które będą przemawiać w trakcie takiego wydarzenia, muszą być doskonale widoczne i słyszane. Dlatego opłaca się zainwestować w mównice konferencyjne. Oprócz tego starannie przygotuj pakiet materiałów oraz gadżetów dla dziennikarzy. Od tego, co znajdą oni w takich publikacjach zależy sposób przedstawienia sprawy w mediach, dla których pracują. Wielu organizatorów decyduje się także na zapewnienie gościom dostępu do cateringu.
Przygotowanie profesjonalnej konferencji prasowej – podsumowanie
Zorganizowanie konferencji prasowej jest dość złożonym i skomplikowanym przedsięwzięciem. Jednak wystarczy zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii, aby wydarzenie to mogło zakończyć się dużym sukcesem. Dlatego przed przystąpieniem do działania dobrze jest zrobić plan i konsekwentnie go realizować. Po zakończonej konferencji wartym naśladowania zwyczajem pozostaje rozesłanie do uczestników podziękowań. Można tego dokonać chociażby drogą elektroniczną. Takie zachowanie nie jest ze strony organizatorów ani wydatkiem, ani nadmiernym wysiłkiem, a może sprawić, że w przyszłości konkretne osoby znów będą obecne na podobnym wydarzeniu.
Źródło zdjęć: freepik.com
